Удивительно, но наиболее проблемное место в бухгалтерском учете – это оформление первичной документации. Ведь вроде бы теоретически ничего сложного – принял документ, проверил, провел… на практике же все оказывается сложнее. Очень редко приходят к нам компании, у которых с первичными документам полный порядок и все систематизировано, поэтому первым делом мы зачастую начинаем работу именно с восстановления документов Клиента и приведения их в должный порядок.

Клиент приходит к нам за бухгалтерскими услугами и при постановке нам задач делает акцент на отчетность, ее правильность и своевременность. Да, безусловно, отчетность важна, но она составляется именно на основе первичных документов, а при налоговой проверке налоговые органы тщательно их изучают. Обнаружив ошибки, неточности или нестыковки компании грозит реальный штраф. Кроме того, ФНС может потребовать исключить из расходов компании хозяйственные операции, которые были проведены по первичным документам, в которых обнаружены неточности.

Требования к первичному документу перечислены в Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Именно в этом документе перечислены обязательные реквизиты любого первичного документа.

Итак, за что могут оштрафовать предпринимателя налоговые органы при проверке первичной документации:

1. Отсутствие первичного документа.

Зачастую компании обмениваются скан-копиями подписанных документов и это действительно удобно, но важно, чтобы оригиналы также были направлены своевременно. Мы советуем своим Клиентам согласовать со своими контрагентами порядок и срок направления оригинальных подписанных первичных документов в Договоре о сотрудничестве. Таким образом, каждая из сторон знает свои обязанности и обязана придерживаться согласованного порядка. Тем не менее, бухгалтеру следует отслеживать наличие первичных документов и вовремя запрашивать их у своих контрагентов.

2. Плохо читаемый документ.

Очень важно, чтобы в документе были читаемы все реквизиты. В противном случае, документ не может принят в качестве первичного документа, подтверждающего хозяйственную операцию.

3. Отсутствие в документах обязательных реквизитов:

Обязательными реквизитами первичного учетного документа (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ) являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события; (в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

7)подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

4. Неправомерное внесение исправлений

Иногда в первичных документах обнаруживаются ошибки и их можно и нужно исправить.

Порядок корректировки ошибок изложен в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.1983 № 105.

Важно: При обнаружении ошибки в кассовом документе нужно заново оформить документ! Не допускается вносить исправления в кассовые документы (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

5. Повреждения в документах.

Если документ был случайно поврежден (например при прошивке для архивации, дыроколом и проч.), то важно, чтобы в документе сохранились обязательные реквизиты, по которым можно идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, работ или услуг, имущественных прав, их стоимость – остальные «ошибки» налоговый орган сочтет несущественными и такой документ можно принять к бухгалтерскому учету.

Успехов и процветания Вашему бизнесу, уважаемые предприниматели!